KI in der Vergabe: Was Vergabestellen beim Einsatz beachten müssen

Künstliche Intelligenz hält Einzug in die Vergabe – beim Erstellen von Leistungsverzeichnissen, beim Prüfen von Unterlagen, beim Auswerten von Angeboten. Für Vergabestellen ist das eine doppelte Nachricht: Die Werkzeuge versprechen echte Entlastung in personell knappen Teams. Gleichzeitig verarbeiten sie Vergabeunterlagen, die zu den vertraulichsten Dokumenten der Verwaltung gehören – und treffen auf ein Rechtsgebiet, das von Nachvollziehbarkeit und Gleichbehandlung lebt.

Dieser Artikel sortiert, was beim KI-Einsatz in der Vergabe gilt: welche Aufgaben KI übernehmen kann, wo die Grenze verläuft und welche Fragen Sie jedem Anbieter stellen sollten, bevor Vergabeunterlagen in sein System fließen.

Das Leitprinzip: KI analysiert, Menschen entscheiden

Über Fachleitfäden und Behördenpraxis hinweg hat sich ein klares Prinzip herausgebildet: KI-Werkzeuge dürfen analysieren, strukturieren und Entwürfe vorschlagen – die Entscheidungsgewalt muss beim Menschen der Vergabestelle bleiben. Das ist keine Vorsichtsfloskel, sondern folgt aus dem Kern des Vergaberechts: Vergabeentscheidungen müssen begründbar, dokumentiert und überprüfbar sein. Eine Wertung, die niemand erklären kann, ist im Nachprüfungsverfahren nicht zu verteidigen.

Praktisch heißt das:

• Gut geeignet: Unterlagen auf Vollständigkeit und Widersprüche prüfen, Dokumente strukturieren, Textentwürfe vorbereiten, Auffälligkeiten markieren
• Nur mit menschlicher Kontrolle: Bewertungsvorschläge, Zusammenfassungen als Entscheidungsgrundlage
• Nicht delegierbar: Eignungs- und Zuschlagsentscheidungen, Ausschlüsse, Wertungen mit Ermessensspielraum

Datenschutz: Die Vergabestelle bleibt verantwortlich

Sobald ein KI-Werkzeug personenbezogene Daten verarbeitet – und Vergabeunterlagen enthalten sie fast immer, von Ansprechpartnern bis zu Referenzen –, greift die DSGVO in voller Breite. Die Rollenverteilung ist dabei eindeutig: Die Vergabestelle bleibt Verantwortliche im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO, der Anbieter des Werkzeugs wird regelmäßig ihr Auftragsverarbeiter. Daraus folgt zwingend eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV) nach Art. 28 DSGVO – nicht als Kür, sondern als Voraussetzung des Einsatzes.

Besondere Aufmerksamkeit verdient der Ort der Verarbeitung: Eine Verarbeitung innerhalb der EU vermeidet die Komplexität von Drittlandsübermittlungen und ist für viele öffentliche Stellen faktisch Beschaffungsvoraussetzung.

Die Trainingsfrage: Ihre Unterlagen sind kein Lernmaterial

Die kritischste Frage an jeden KI-Anbieter lautet: Werden unsere Eingaben für das Training von Modellen verwendet? Fließen Vergabeunterlagen in Trainingsdaten, verliert die Vergabestelle die Kontrolle darüber, wo Inhalte wieder auftauchen – ein Vertraulichkeitsrisiko und je nach Inhalt auch ein urheberrechtliches. Seriöse Anbieter sichern vertraglich zu, dass Kundendaten nicht zum Modelltraining verwendet werden. Fehlt diese Zusage, gehören Vergabeunterlagen nicht in das System.

Checkliste: Diese Fragen sollte jeder Anbieter beantworten können

1. Wo werden die Daten verarbeitet und gespeichert – EU, EWR, Drittland?
2. Liegt eine abschlussfertige AVV nach Art. 28 DSGVO vor?
3. Werden Eingaben für das Training von KI-Modellen verwendet? (Zusage schriftlich?)
4. Wie lange werden hochgeladene Unterlagen gespeichert, wann werden sie gelöscht?
5. Sind die Ergebnisse nachvollziehbar begründet – oder eine Black Box?
6. Bleibt die fachliche Entscheidung dokumentierbar beim Menschen?
7. Welche Unterauftragsverarbeiter sind eingebunden?

Faustregel: Ein KI-Werkzeug für die Vergabe muss zwei Prüfungen bestehen – die fachliche (liefert es nachvollziehbare, richtige Hinweise?) und die datenschutzrechtliche (EU-Verarbeitung, AVV, kein Training). Besteht es nur eine von beiden, besteht es keine.

Ausblick: KI-Verordnung der EU

Mit der europäischen KI-Verordnung (EU 2024/1689) kommt ein zusätzlicher Rahmen, dessen Pflichten gestaffelt wirksam werden. Für typische Analyse-Werkzeuge in der Vergabe bedeutet das vor allem: Transparenz über den KI-Einsatz und ein dokumentierter, risikobewusster Umgang. Vergabestellen, die schon heute auf nachvollziehbare Werkzeuge mit klarer menschlicher Kontrolle setzen, sind für diese Anforderungen gut aufgestellt.

Ein Anwendungsfall, der das Prinzip zeigt

Wie „KI prüft, Mensch entscheidet" konkret aussieht, zeigt die LV-Prüfung: Die LV-Analyse von LVision liest ein GAEB-Leistungsverzeichnis vollständig und markiert Lücken, Widersprüche und formale Mängel – jede Auffälligkeit begründet und mit Fundstelle im Prüfbericht. Die Bewertung und Freigabe bleibt bei der Vergabestelle. Verarbeitung in der EU, Hosting in Deutschland, digitale AVV und die vertragliche Zusage, dass Kundendaten nicht für Modelltraining verwendet werden, sind dabei Teil des Produkts – die Checkliste oben darf man gern direkt an uns anlegen.

Warum sich diese Art der Prüfung gerade für die Vergabepraxis lohnt, vertieft der Grundlagenartikel Nachträge vermeiden beginnt im Leistungsverzeichnis.

Hinweis: Dieser Artikel gibt Praxisorientierung und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.